Risikomanagement im Fuhrpark – Mit diesen hilfreichen Tipps können Sie die Risiken Ihres Fuhrparks besser kontrollieren

Fuhrparkbetreiber wissen, dass Schäden und Unfälle nicht nur schwerwiegende Folgen für die betroffenen Mitarbeiter haben und zusätzlichen Verwaltungsaufwand verursachen können, sondern auch zu erheblichen finanziellen Verlusten für das Unternehmen führen können. Dies ist der Punkt, an dem ein effektives Risikomanagement, das auf einer umfassenden Analyse beruht, Verbesserungspotenziale freisetzen und ausschöpfen kann. Wenn Sie diesen Artikel lesen, erhalten Sie ein Verständnis dafür, was wichtig ist, sowie einige hilfreiche Hinweise.

Was genau bedeutet es, wenn wir über Risikomanagement in der Flotte sprechen?

Die Messung und Verwaltung aller potenziellen Fallstricke eines Unternehmens wird als Risikomanagement bezeichnet. Das finanzielle Erfolgspotenzial eines Unternehmens unterliegt einer Vielzahl von Gefahren und Unklarheiten, die zusammengenommen die Risiken ausmachen. Aus diesem Grund sollte jeder Manager einer Flotte zusätzlich ein gezieltes Risikomanagement betreiben.

Die Vorteile des Einsatzes von Risikomanagementstrategien im Fuhrpark

Welchen Nutzen hat also ein systematisches Risikomanagement für den Flottenmanager und den Arbeitgeber, für den er arbeitet? Die Sicherheit im Straßenverkehr sollte immer an erster Stelle stehen, unabhängig von allen anderen Dingen. Aber auch der Schutz vor potenziellen rechtlichen Problemen und die Senkung der Kosten sind wichtige Überlegungen für Unternehmen.

Das Ziel des Risikomanagements in der Fahrzeugflotte ist es, die Rate der Verluste und Unfälle sowie die damit verbundenen Kosten zu senken. Dies hat zur Folge, dass sowohl die direkt anfallenden Kosten, z.B. für die Wartung, als auch die indirekt anfallenden Kosten in Form von zusätzlichem Verwaltungsaufwand im selben Unternehmen gesenkt werden. Das Controlling freut sich auch über die relativ langfristige Stabilität der Gesamtkosten.

Wenn Sie eine hohe Rate an Schäden und Unfällen haben, müssen Sie höhere Prämien oder Selbstbeteiligungen zahlen. Das liegt daran, dass Schäden und Unfälle eine wichtige Rolle für die Versicherungsgesellschaft spielen. Ist sie hingegen niedrig und relativ stabil, hat Ihre Einkaufsabteilung eine solide Grundlage für Verhandlungen mit der Versicherungsgesellschaft. Das ist für alle von Vorteil.

Eine Untersuchung zeigt, dass nach dem Unfall dasselbe gilt wie vor dem Unfall

Eine eingehende Analyse ist die Grundlage für ein effektives Risikomanagement. Nur so können Flottenmanager die richtigen Lehren aus einem Schaden ziehen. Die Analyse der Faktoren, die zu Unfällen geführt haben, sowie der Stellen, an denen Schäden aufgetreten sind, kann dazu beitragen, Muster aufzudecken, die wiederum Aufschluss über Bereiche mit Verbesserungspotenzial geben können. Es ist wichtig, dass Sie in dieser Situation wachsam bleiben. Je mehr Informationen Sie haben, desto genauer können Sie das Profil des Schadens bestimmen. Schon ein Blick auf Daten wie den Wochentag, die Tageszeit und das Wetter kann eine Fülle von Informationen liefern.

Nehmen Sie zum Beispiel die Tatsache, dass die Zahl der Auffahrunfälle, an denen ein bestimmtes Fahrzeugmodell beteiligt ist, deutlich ansteigt, wenn es regnet. Es ist möglich, dass die widrigen Wetterbedingungen verhindern, dass der Firmenwagen die von ihm erwartete Bremsleistung erbringt. In diesem Fall könnte das Risikomanagement dazu führen, dass das Fahrzeug aus der Flottenregistrierung gestrichen wird.

Aber auch die Fahrer und Mitarbeiter sind wichtige Faktoren beim Risikomanagement. Das liegt daran, dass in vielen Fällen nicht das Vorhandensein von technischen Mängeln oder das Wetter, sondern die Fahrer selbst ausschlaggebend sind. Einige der Gründe dafür sind Unaufmerksamkeit (z.B. durch Smartphones), Fahruntüchtigkeit (z.B. durch Medikamente), eine zu geringe Fahrstrecke oder eine zu hohe Geschwindigkeit. An diesem Punkt ist die Analysefähigkeit von Flottenmanagern besonders gefragt.

Wenn ein Vertriebsmitarbeiter beispielsweise 140 Stunden pro Monat hinter dem Steuer verbringt, sollten Sie Alarm schlagen. Das ist keine akzeptable Zeitspanne. Wahrscheinlich gibt es einen Zusammenhang zwischen niedrigen Verkaufszahlen und Gefühlen von Stress und Druck. In diesem Szenario könnte es sinnvoll sein, den Zeitplan des Mitarbeiters zu überprüfen oder den effizientesten Weg für die Routenplanung zu finden. Wie Sie sehen, müssen Sie unbedingt an etwas ganz anderes denken.

Es ist möglich, dass das private Umfeld einer Person in manchen Fällen die Ursache für ihr auffälliges Verhalten ist. Bei der Besprechung des Unfalls sollten Sie unbedingt ein gewisses Maß an Taktgefühl an den Tag legen und Ihr Gegenüber jederzeit mit Wertschätzung und Respekt behandeln.

Flotten, die sich an die Vorschriften halten

Wenn es um Risikomanagement geht, ist die Konformität Ihrer Flotte ein äußerst wichtiger Faktor. In Ihrem Fuhrpark sollte die Einhaltung der Vorschriften in den folgenden vier Schlüsselbereichen Ihre oberste Priorität sein:

Anforderungen an die Fahrzeuge:

• Sie sind für die Rolle geeignet, für die sie konzipiert wurden.
• Sie werden routinemäßigen Kontrollen und Wartungen unterzogen.
• Sie sind mit verschiedenen Sicherheitsmechanismen ausgestattet.

Anforderungen an die Fahrer:

• Sie erhalten eine Schulung für die Bedienung der ihnen zugewiesenen Fahrzeugklasse.
• Sie sind mit allen Sicherheitsrichtlinien des Unternehmens und den Anforderungen zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften vertraut.
• Sie setzen sich nur hinter das Steuer, wenn sie gesund sind und einen noch aktiven Führerschein besitzen.

Operative Anforderungen:

Arbeitspläne, die sowohl vernünftig als auch realistisch sind, mit angemessenen Pausen.

• Eine strukturierte und durchdachte Planung der persönlichen und geschäftlichen Reiserouten, um die Sicherheit zu erhöhen und Risiken zu verringern.
• Vorbereitung auf Eventualitäten, die nicht vorhersehbar sind.
• Anforderungen an das Management:
• Die Dokumentation ist für jedes einzelne Fahrzeug, das für geschäftliche Zwecke genutzt wird, vollständig.
• Die Dokumentation umfasst nicht nur Rollen und Verantwortlichkeiten, sondern auch Aufgaben, Verfahren und Arbeitsabläufe.
• Es gibt dokumentierte Beispiele für erfolgreiche Kontroll- und Analyseverfahren.

Kostenreduzierung durch bessere Verwaltung im Flottenmanagement

Eine der effektivsten Möglichkeiten, die Kosten für Kraftstoff, Wartung und Versicherung zu senken, ist die Implementierung einer Flottenmanagementlösung. Dies kann ohne Einbußen bei der Produktivität geschehen.