Fuhrparkmanagement Software - Fleet Management

Fuhrparkmanagement Software

Was genau ist eine Fuhrparkmanagement Software?

In ihrer grundlegendsten Form ermöglicht die Flottenmanagement-Software einem Unternehmen die zentrale Kontrolle über alle seine Fahrzeuge. Die Software ermöglicht es, immer einen aktuellen Überblick über den aktuellen Fahrzeugbestand im Unternehmen sowie über den Zustand jedes einzelnen Fahrzeugs zu haben. Durch eine vorbeugende Wartung, die durch die ständige Überwachung des Fahrzeugbestands ermöglicht wird, kann die Nutzungsdauer der Fahrzeuge verlängert und die Anzahl der Ausfälle verringert werden.

Worin bestehen die verschiedenen Funktionen der Fuhrparkmanagement Software?

Das Spektrum der Softwarelösungen für das Flottenmanagement, die von verschiedenen Anbietern angeboten werden, ist sehr vielfältig. Im Folgenden findest du eine Liste mit einigen der wichtigsten Funktionen, die von einer Softwarelösung übernommen werden können. So bekommst du einen Überblick darüber, was eine Softwarelösung leisten kann. Wenn es nötig ist, kannst du diese Informationen nutzen, um verschiedene Softwareprodukte zu bewerten.

  • Die Verwaltung aller Dokumente, die sich auf den Fuhrpark beziehen, kann durch eine digitale Fahrzeugakte unterstützt werden, auf die du bei Bedarf zugreifen kannst. Jedes Fahrzeug erhält eine digitale Akte, in der eine Vielzahl von Dokumenten gespeichert werden kann, darunter Leasingverträge, Rechnungen von Werkstätten und Ähnliches. Außerdem enthält die Akte einen Vermerk über die Stammdaten des betreffenden Fahrzeugs.
  • Wartung: Die Wartungsfunktion ermöglicht die Erstellung von anstehenden Wartungsplänen und die Ableitung von Arbeitsaufträgen aus diesen Plänen. Mit Hilfe von Wartungsarbeiten, die von geschulten Fachleuten durchgeführt werden, kann die Nutzungsdauer des Fuhrparks verlängert werden. Die Dokumentation und Sicherungskopien aller bisherigen Wartungsarbeiten werden in der Datei aufbewahrt.
  • GPS-Tracking: Mit Hilfe des integrierten GPS-Trackings ist es möglich, jederzeit den aktuellen Standort jedes einzelnen Fahrzeugs festzustellen.
  • Unfälle: Da es unmöglich ist, das Risiko von Unfällen vollständig auszuschließen, ist die genaue und gründliche Erfassung von Unfällen ein wesentlicher Bestandteil der Funktion. Die Software ermöglicht es, alle relevanten Informationen zu einem Schadensfall an einem einzigen Ort zusammenzufassen. Dazu gehören auch Kostenvoranschläge und andere Arten von Daten.
  • Fahrerdaten: Neben der Verwaltung des Fuhrparks muss man auch für die Verwaltung der Fahrer verantwortlich sein. Alle administrativen Aufgaben, die mit den Fahrern verbunden sind, können mit Hilfe einer geeigneten Softwarelösung schnell und einfach erledigt werden.
  • Ein elektronisches Fahrtenbuch ist in einigen Softwarelösungen enthalten und wird immer häufiger eingesetzt. So kann jeder Fahrer jederzeit seine Fahrten aufzeichnen, auch während der Fahrt.
  • Schnittstellen: Verschiedene Schnittstellen ermöglichen einen schnellen und effektiven Datenaustausch mit anderen Softwarelösungen, die in einem Unternehmen eingesetzt werden.
  • Auswertungen: Wenn es mehr Fahrzeuge im Unternehmen gibt, ist es deutlich schwieriger, alle anfallenden Kosten genau zu erfassen. Mit Hilfe einer speziellen Software können alle relevanten Daten visuell aufbereitet werden, so dass man immer einen Überblick über die Kosten des gesamten Fuhrparks oder einzelner Fahrzeuge hat.
Fuhrparkmanagement Software - Fleet Management

Warum wird das Fuhrparkmanagement durch den Einsatz einer Fuhrparkmanagement-Software effektiver?

Früher wurde ein großer Teil der Arbeit, die mit dem Fuhrparkmanagement verbunden war, noch mit Stift und Papier erledigt. Durch den Einsatz von Automatisierungslösungen konnten moderne Softwarelösungen viele arbeits- und ressourcenintensive manuelle Schritte überflüssig machen. Außerdem hat zum Beispiel die Einführung der GPS-Ortung neue Möglichkeiten für das Flottenmanagement geschaffen.

Der Einsatz von Softwareprodukten bringt eine Reihe weiterer Vorteile mit sich, von denen einige im Folgenden aufgeführt werden.

Wenn es um die Verwaltung von Fahrzeugen geht, kann der Einsatz von Software die Menge an Papierkram erheblich reduzieren. Wie bereits erwähnt, gehört die Arbeit mit Stift und Papier glücklicherweise der Vergangenheit an. Das Sammeln und Archivieren von Informationen ist jetzt in digitaler Form möglich.

Das hat auch den Vorteil, dass es viel einfacher ist, Dokumente aufzufinden, wenn sie gebraucht werden. Du kannst zum Beispiel die Suchfunktionen nutzen, um einen bestimmten Leasingvertrag schnell zu finden.

Die Möglichkeit, durch den Einsatz von Software Kosten zu sparen, spielt dabei eine wichtige Rolle. Unvorhergesehene Kosten für das Unternehmen, wie z.B. der Kauf von Ersatzteilen oder die Kosten für Fahrzeugreparaturen, können sich im Laufe der Zeit zu einem erheblichen Betrag summieren. Die Software ermöglicht es, den Zustand der Fahrzeuge routinemäßig zu überprüfen und bei Bedarf vorbeugende Wartungsmaßnahmen einzuleiten. Langfristig kann dies zu erheblichen Kostensenkungen führen.

Interessant: Fuhrparkmanagement Software Anbieter im Überblick

Die meisten Softwarelösungen enthalten eine Funktion, die dich automatisch an anstehende Aufgaben und Fristen erinnert. So wird sichergestellt, dass alle Fristen rechtzeitig eingehalten und alle Aufgaben ordnungsgemäß erledigt werden.

Durch die Digitalisierung vieler Arbeitsschritte können diese automatisch ausgeführt werden. Das ist auch bei der Fahrzeugverwaltung der Fall, die mit Hilfe des entsprechenden Softwareprodukts durchgeführt werden kann. Es ist nicht mehr nötig, Daten manuell einzugeben oder komplizierte Tabellen in Excel zu erstellen, um Berechnungen durchzuführen. Dadurch haben die Beschäftigten mehr Zeit für Aufgaben, die einen Mehrwert für das Unternehmen darstellen, was eine positive Entwicklung für die Beschäftigten darstellt.

Cloud und webbasierte Fuhrparkmanagement Software

Wenn es an der Zeit ist, sich für eine Software zu entscheiden, stehen viele verschiedene Arten von Unternehmen vor der Frage, ob die Software lokal oder in der Cloud betrieben werden soll oder nicht. Der Begriff „on-premise“ kann sich auch auf die Nutzung von Software auf einem lokalen Computer beziehen. Bei einer Cloud-Lösung wird auf die Anwendung online zugegriffen und nicht lokal auf dem Computer des Nutzers. Wenn es um dieses Thema geht, setzen die Unternehmen, die Softwarelösungen für das Flottenmanagement verkaufen, häufig auf verschiedene Ansätze.

Es gibt immer noch viele Anbieter, die ihren Kunden die Möglichkeit geben, die Software auf herkömmliche Weise zu erwerben. Auf dieser Plattform kann eine Lizenz für ein Softwareprodukt erworben werden, die dann lokal („on-premise“) genutzt werden kann. Das bedeutet, dass der Käufer zu Beginn der Transaktion einen einmaligen Kaufpreis entrichten muss, nach dem er die Software theoretisch unbegrenzt nutzen kann.

Viele Softwarehersteller bieten ihre Softwarelösung jedoch auch im „SaaS“-Format (Software as a Service) an. Der Begriff „Software as a Service“ (SaaS) ist eine Ausprägung des „Cloud Computing“, und sein Name steht für „Software as a Service“. Bei dieser Methode stellt der Softwarehersteller den Kunden die gekaufte Software online zur Verfügung, damit sie sie nutzen können. Der Kunde zahlt in der Regel eine monatliche Gebühr für die Nutzung der Software, die häufig auf der Grundlage der Gesamtzahl der zu verwaltenden Fahrzeuge berechnet wird.

Das bedeutet, dass man die Software nicht kauft, sondern mietet. Der Softwareanbieter ist für alles verantwortlich, einschließlich der Bereitstellung der IT-Infrastruktur, der Wartungsarbeiten, der Updates und so weiter. Für den Verbraucher bedeutet das, dass er keine eigene informationstechnische Infrastruktur benötigt und sich um nichts kümmern muss.

Viele Unternehmen haben jedoch nach wie vor Vorbehalte gegen die Nutzung des Internets. Der Schutz von sensiblen Informationen ist ein wichtiger Faktor bei dieser Entscheidung. Viele Unternehmen machen sich Sorgen, dass die Daten, die sie bei ihrem SaaS-Anbieter speichern, nicht sicher sind, wenn sie dieses Modell nutzen. Ein hundertprozentiges Schutzniveau ist nie zu erreichen.

Andererseits ist es wichtig zu bedenken, dass professionelle Dienstleister eine Vielzahl von Sicherheitsstandards einhalten, was die Gefahr eines Datendiebstahls verringert. Es ist üblich, dass mehrere Anbieter in der Lage sind, höhere Sicherheitsstandards zu bieten als ein einzelnes Unternehmen. Wenn du zum Beispiel eine Software zur Verwaltung deines Fuhrparks suchst, kannst du dich bei dem Unternehmen, das dir die Software anbietet, nach dem Standort der Server erkundigen, auf denen die Software läuft.

Wenn sie sich in Deutschland befinden, kannst du davon ausgehen, dass ihre Sicherheitsmaßnahmen sehr streng sind und die Wahrscheinlichkeit, dass die Daten ihrer Kunden gestohlen werden, gering ist. Um herauszufinden, welche Fahrzeugmanagementlösung für ein Unternehmen derzeit am besten geeignet ist, muss man jedoch individuell abwägen. Es gibt viele positive Aspekte, die mit der Nutzung der Cloud verbunden sind, aber es gibt auch einige negative Aspekte.

Das Inhouse Flottenmanagement durch eine Flottenmanagement Software wird erleichtert

Inhouse-Flottenmanagement bedeutet, dass ein Unternehmen seinen Fuhrpark selbst organisiert, ohne die Hilfe eines externen Dienstleisters, mit eigenen Mitarbeitern und eigener Software.

Unabhängigkeit, Transparenz, die Verfügbarkeit von Daten und die Kosten werden häufig als die überzeugendsten Argumente für ein internes Fuhrparkmanagement angeführt. Anstatt das Management ihres Fuhrparks auszulagern, möchten viele Unternehmen lieber selbst entscheiden, welche Fahrzeuge, Reifen und Versicherungen sie nutzen.

Die Unterstützung, die du für die Erledigung aller Aufgaben im Fuhrparkmanagement benötigst, solltest du von einer preisgünstigen Software bekommen können. Deine Entscheidungen im Unternehmen sollten nicht von Außenstehenden wie Versicherungsgesellschaften, Leasingfirmen, Fahrzeugherstellern oder Mineralölgesellschaften beeinflusst werden.

Die Ziele einer Fuhrparkmanagement Software

Die mit dem Betrieb einer Fahrzeugflotte verbundenen Kosten stehen neben den Aufgaben der Organisation, Planung und Kontrolle des Fuhrparks im Mittelpunkt des Fuhrparkmanagements. Ein effektives und modernes Flottenmanagementsystem sollte dazu führen, dass die mit dem Kauf, dem Betrieb und der Wartung der Fahrzeuge verbundenen Kosten sowie die Kosten für Leasing und Miete gesenkt werden.

Beim Carsharing am Arbeitsplatz geht es darum, die Auslastung der Fahrzeuge zu maximieren. Dies kann erreicht werden, indem der Anteil der nicht ausgelasteten Fahrzeuge gesenkt oder die Gesamtzahl der Poolfahrzeuge verändert wird.

Einige positive Aspekte beim Einsatz einer Fuhrparkmanagement Software

Vorteile von digitalen Flottenmanagementsystemen

Gehört es zu deinen Aufgaben als Fuhrparkmanager, die technischen Daten der einzelnen Fahrzeuge, die du von den verschiedenen Anbietern erhalten hast, im Fuhrparkmanagementsystem zu pflegen sowie die elektronische Führerscheinkontrolle durchzuführen, um die Halterhaftung im Fuhrpark zu erfüllen? Und die jährliche Fahrerunterweisung nach UVV durchführen, um das Risiko- und Schadensmanagement im Auge zu behalten?

Willst du die Kraftstoffeffizienz und umweltbewusstes Fahren fördern und diese Faktoren bei deiner nächsten Kauf- oder Leasingentscheidung berücksichtigen? Willst du sicherstellen, dass dein Fuhrpark umweltfreundlich ist? Ist das Thema Corporate Carsharing eines, mit dem du konfrontiert bist und das in die Softwarelösung, die du zur Verwaltung deines Fuhrparks einsetzt, integriert werden sollte?

Nutze eine Flottenmanagement-Software für eine zeitgemäße Flottenverwaltung und -steuerung, wenn du die Aufgaben, die mit deinem Fuhrpark zusammenhängen, selbst und ohne die Hilfe eines externen Dienstleisters erledigen willst.

Aufgaben einer Software für das Fuhrparkmanagement

Das Flottenmanagement umfasst folgende typische Aufgaben des Fuhrparkmanagements: Anlegen von Fahrzeugen der verschiedenen Anbieter mit technischen Daten; Erfassen von Fahrerdaten; Verwalten von Reifen; Durchführen einer elektronischen Führerscheinprüfung im Rahmen der Halterhaftung im Fuhrpark; Prüfen des Versicherungsschutzes der gesetzlichen Unfallversicherung aufgrund der privaten Nutzung von Firmenfahrzeugen; Risikoabschätzung und Schadensmanagement; Erstellen von Schadensmeldungen und Schadensakten.

Die Flottenmanagement- & Fuhrparksoftware move)fleet® ist insofern einzigartig, als dass es neben dem Fuhrparkmanagement bzw. der Fuhrparkverwaltung auch die Wiedervorlage und das Zeitmanagement umfasst.

Die Fuhrparkmanagement Software move)fleet auf Basis von Microsoft Dynamics ERP / SAP

Rechnungsinformationen von Tankkartenanbietern werden in Flottenmanagementsysteme importiert und dort automatisch verarbeitet. Die Verwendung von Drag-and-Drop-Funktionen für die Dokumentenverwaltung ist hilfreich, um Dokumente wie Gutachten und Fahrzeugscheine zusammen mit ihren jeweiligen Zuordnungen zur Schadensakte und zum Fahrzeug zu speichern.

Die Verwaltung von Fuhrparks bietet eine Datengrundlage für verschiedene Arten von Unternehmensauswertungen, einschließlich der Gesamtbetriebskosten und der Betriebskosten.

Darüber hinaus erhält der Fuhrparkmanager flottenspezifische Berichte und Analysen, die Aspekte wie CO2-Werte und wirtschaftliche Fahrweise auswerten.

Die Umsetzung moderner Fuhrparkmanagementpraktiken gewährleistet ein hohes Maß an finanzieller Transparenz und langfristiger Rentabilität für jedes einzelne Fahrzeug einer Flotte.